maanantai 22. elokuuta 2016

Yritysarkkitehtuuri on digitalisaatiota

Yritysarkkitehtuuri (tai kokonaisarkkitehtuuri) on hyvin usein raskaaksi ja vaikeaksi mielletty asia, joka on lähinnä lakisääteistä pakkopullaa ja jota tehdään, kun on pakko. Sen voi nähdä myös toisin, jos suhtautuu asiaan avoimin mielin ja haluaa perehtyä tarkemmin sen sisältöön ja mahdollisuuksiin - esimerkiksi lukemalla tämä blogiteksti loppuun asti ;-)

Mitä yritysarkkitehtuuri sitten on? Jos yritän kuvailla asiaa selkokielellä, sanon että se on digitaalinen malli organisaation toiminnasta. Kun rakennusarkkitehti piirtää CADilla digitaalisen mallin rakennuksesta, niin yritysarkkitehti luo omilla työkaluillaan digitaalisen mallin organisaation toiminnasta. Rakennuksen piirustuksista näkee missä mikin rakennuksen osa on: missä menevät vesijohdot, sähköt, ilmanvaihto, ikkunat, ovet, eristeet jne. Yritysarkkitehtuurista puolestaan voi katsoa mitä toimintaa, tietoja, teknologiaa ja sovelluksia organisaatiossa on, ja miten ne ovat tekemisissä keskenään. 

SAMKin yritysarkkitehtuurimalli














Yritysarkkitehtuurimallista voidaan esimerkiksi nostaa esiin joku tietty palvelu ja katsoa vaikkapa nämä asiat ko. palvelun osalta:

- merkitys SAMKin strategialle
- palvelua kehittävät kehittämisprojektit ja etenemisvaihe
- asiakkaat
- prosessikuvaus
- palvelun käyttämät ohjelmistot ja järjestelmät
- palvelun käyttämät tai tuottamat tiedot (tietovarannot, koodistot, sanastot)
- palvelun käyttämä teknologia (palvelimet, laitteet)

Hienoa. Mutta mitä hyötyä tästä sitten on?

Valotan asiaa esimerkillä.

Olemme SAMKissa aloittaneet Peppi-projektin, jonka tavoitteena on siirtyä käyttämään Peppi-järjestelmää 1.1.2018 alkaen. Kyseessä on valtava työ, koska Peppi tulee korvaamaan useamman nykyisin käytössä olevan järjestelmän; esim. SoleOPS, Winha, TimeEdit, SoleHOPS sekä useita LotusNotes-pohjaisia räätälöityjä sovelluksia – ja ehkä jotain muutakin.

Kuka osaa sanoa, mitä kaikkea noihin edellä mainittuihin sovelluksiin liittyy tilanteessa, jossa olemme luopumassa niiden käytöstä kokonaan tai osittain?

- minkä strategisten tavoitteiden toteutumiseen muutos vaikuttaa?
- ketä asiakkaita niillä palvellaan?
- ketkä ovat em. palveluiden omistajat?
- millaisia prosesseja niihin liittyy?
- mitä tietovarantoja niihin on kytketty tavalla tai toisella?
- millä palvelimilla ne tai niiden käyttämät tiedot ovat?
- mitä teknologiaa kokonaisuuteen liittyy?
- mitkä järjestelmät ovat yhteydessä näihin vaihdettaviin järjestelmiin?

Kuten huomataan, kyseessä on hyvin monimutkainen asiakokonaisuus. On aika haastavaa, jos ei mahdotonta saada asiasta kuvaa pelkästään ajattelun tai keskustelun voimalla. Tilanne muuttuu aivan toisenlaiseksi, jos organisaatiolla on hyvin tehty yritysarkkitehtuurimalli. Se mahdollistaa monimutkaisten ja paljon yksityiskohtia ja keskinäisiä yhteyksiä sisältävien kokonaisuuksien hahmottamisen ymmärrettävällä tavalla. Ja muutoksen hallinnan laatu paranee, jos kaikki muutokset päivitetään yritysarkkitehtuuriin sitä mukaa, kun niitä tehdään – eli että organisaation toiminnan malli vastaa ajantasaisesti todellisuutta.

Peppi-projekti on vain yksi esimerkki niistä mahdollisuuksista, joita yritysarkkihtehtuuri pystyy tarjoamaan digitalisaation tueksi. Suurin haaste on lisätä tietoisuutta yritysarkkitehtuurin mahdollisuuksista. Mihin organisaation toiminnan kimurantteihin kysymyksiin sinä kaipaisit vastauksia?

SAMKin yritysarkkitehtuurityön seuraava vaihe on tietoelementtien kytkeminen toimintaan. Tiedämme mitä tietoja meillä on (noin 70 tietovarantoa) ja tiedämme mitä palveluita (noin 120 palvelua) tarjoamme. Mutta vielä emme pysty havainnollisesti osoittamaan, mihin palveluun mikin tieto liittyy ja millä tavalla. Tämän työvaiheen jälkeen se on mahdollista.

Digiterveisin,

Jari